In een mailing is deze foto omschreven met woorden als ‘intiem’ en ‘inspirerend’. Maar voor een goede bijeenkomst is dit écht ongeschikt. Dat is mijn mening.

Je ziet op de foto een vergaderopstelling voor 16 personen in twee rijen van 8. Als deelnemer zul je de 4de of 5de persoon aan jouw kant van de tafel bijna niet kunnen zien, laat staan horen.

En dan is dit ook nog eens zo’n smalle tafel dat je waarschijnlijk ook niet alle mensen aan de overkant van de tafel allemaal kunt zien.

De opstelling van de tafel(s) en stoelen in een zaal voor een bijeenkomst is zeer belangrijk voor het slagen van elke bijeenkomst. Net zoals de hele entourage van de omgeving belangrijk is. En hoe goed het eten en drinken is (denk aan de kwaliteit van de koffie!).

De invloed van al die omgevingsfactoren is net zo belangrijk als de onderwerpen op de agenda of (waar vaak niet eens bewust mee om wordt gegaan) de volgorde van de onderwerpen.

Regelmatig schrijf ik dan ook artikelen, of heb ik gesprekken met opdrachtgevers, over hoe je het doel of de gewenste uitkomsten (van de deelnemers) moet laten meewegen in je locatiekeuze. Of in welke opstelling de tafel(s) en stoelen staan.

Maar zorg in ieder geval dat alle deelnemers elkaar (goed!) kunnen aankijken!

Mogelijke oplossingen: een lange tafel in bootvorm (gebogen zijden), een ronde tafel of een U-opstelling met meerdere tafels. Of wees creatiever: alleen statafels, een kring stoelen zonder tafels, of ga wandelend vergaderen. En natuurlijk kun je ook nog een expert in succesvolle bijeenkomsten inhuren.

Waar deze opstelling op de foto wél geschikt voor is? Als er maar 2 of 4 personen zijn die met elkaar in gesprek moeten. Denk bijvoorbeeld aan een onderhandeling. En dat de rest van de deelnemers alleen aanwezig is als luisteraar of ondersteuner.

Echt: als je de locatie en tafelopstelling laat meewegen zal het het rendement van je bijeenkomst (de opbrengst in verhouding tot de investering van tijd/geld) vele malen groter zijn.

Enne… We kunnen ook gewoon ophouden met ‘vergaderen’ en samen andere manieren kiezen om op een lijn te komen?

Soms, hé… soms voel ik mij een roepende in de woestijn… 😥

Dit bericht verscheen eerder op FaceBook:

https://www.facebook.com/SanderVrugtvanKeulen/posts/4347355785330953