Het is vandaag exact 10 jaar geleden dat Elma Harmans, mijn assistent, naar Eindhoven kwam voor de eerste dag samen werken. Eigenlijk was dat meteen een uitzondering, want we zien elkaar zelden. Maar we zijn een team dat samenwerkt. Op afstand.

op de voorgrond en op de achtergrond

Sommige mensen vinden in de spotlight staan niet erg, anderen moeten er niet aan denken. Alleen al dat ik dit stuk over haar schrijf vindt Elma niet zo heel erg tof, want hiermee staat ze in het zonnetje. Maar ik doe het, voor deze keer, toch. Want ze heeft het verdiend.

Als ondernemer kan ik ‘alles’. Alle werkzaamheden in mijn onderneming kan ik zelf doen. Ik ben immers 16 jaar geleden gestart als eenling; toen moest ik alles zelf doen. Maar dat ik alles kán, wil niet zeggen dat ik het ook allemaal leuk vind. Of zelfs maar dat ik er goed in ben. Of het wel wil doen. Bovendien zitten er gewoonweg niet genoeg uren in een dag om écht alles te doen.

twee conclusies: niet leuk en niet bereikbaar

Redelijk snel na mijn start als ondernemer kwam ik tot twee conclusies. De eerste is dat ik alleen maar dingen wil doen die ik leuk vind (en waar ik energie van krijg). De tweede is dat ik met ‘al die leuke dingen doen’ niet voldoende bereikbaar ben voor mijn klanten.

Mijn werk is groepen begeleiden en mensen coachen. In een gesprek kan ik niet even de telefoon aannemen omdat iemand belt voor het maken van een afspraak of het bespreken van een probleem. En als ik na een lange dag begeleiden en intensieve coachingsgesprekken mijn administratie nog moet doen, maak ik wel heel erg lange dagen. Buiten dat is ‘de administratie doen’ niet een van mijn favoriete bezigheden. Al met al niet erg efficiënt.

Dus ging ik op zoek naar iemand die dat soort taken van mij kon overnemen. En toen vond ik Elma. Elma was juist op zoek naar werkzaamheden die ze vanuit huis kon doen. Na een assistentenleven op kantoor wilde ze eigenlijk lekker solo gaan werken. En Elma vindt regelen en administreren gewoon erg leuk. Daar krijgt zij energie van.

samen groeien

Wat begon met een paar uurtjes per week is inmiddels uitgegroeid tot vele uren per week. Vijf dagen per week is Elma voor mijn klanten bereikbaar via telefoon en mail. Ze beheert mijn agenda en doet de volledige facturatie. Sterker nog, eigenlijk hoef ik alleen nog maar in mijn agenda te kijken waar ik moet zijn. Daarnaast heb ik volop tijd om mijn onderneming vorm te geven: nieuwe producten bedenken, artikelen schrijven, voorbereiden, richting geven, etc.

twee heel verschillende mensen

Elma en ik verschillen dag en nacht. Waar ik heel crea bezig kan zijn, is Elma heel exact. Zo vind ik het schrijven van een artikel leuk om te doen en is Elma een kei in het nakijken/corrigeren van kromme zinnen en taalfouten. Het schrijven van meer dan een uitgebreide e-mail vindt Elma lastig en ik ben niet zo goed in spelling (vooral ‘dt’s…!). Samen komen we er dus uit; we vullen elkaar aan waar het nodig is.

En heel eerlijk: we kunnen samen ook flink tegen elkaar ingaan (ieder op zijn/haar eigen manier). Omdat we zo verschillend zijn, begrijpen we elkaar soms niet even snel. Maar juist door die verschillen vullen we elkaar prachtig aan. Waar ik begin, gaat zij verder. En andersom.

samenwerken als team

Ondanks alle verschillen doen we ondertussen eigenlijk bijna alles samen. Ik op de voorgrond en Elma op de achtergrond. Maar meerdere keren per week hebben we telefonisch overleg, praten we bij en nemen we samen beslissingen. We vertrouwen en ondersteunen elkaar.

Eens in de paar maanden (eerst per half jaar, tegenwoordig het liefst minimaal elke acht weken) hebben we samen ‘werkoverleg’: tijdens lunch én diner bespreken wat er de afgelopen weken goed is gegaan en/of om bijsturing vraagt. En we bespreken wat er gaat komen en hoe we dat gaan aanpakken. In een werkelijk overleg beslissen we samen. Zo kan Elma ook volledig zelfstandig werken als ik weer eens hele dagen niet bereikbaar ben omdat ik voor een groep sta. Of gewoon omdat ik even een paar weken (zomer)reces heb.

Soms gaan we in onze samenwerking zelfs zo ver dat ze meegaat bij heidagen met grote groepen. Ook daar zijn wij dan een team; de een op de voorgrond en de ander op de achtergrond.

vertrouwen en bouwen

Op die manier zijn wij een team: de ondernemer en de assistent. We vertrouwen elkaar en bouwen op elkaar.

Op basis van een eenvoudige mail van mij maakt Elma een volledig voorstel voor de klant, inclusief uren en kosten. Mijn uren houd ik bij in mijn agenda, Elma zet dat om in facturen en zorgt dat die betaald worden. Klanten bellen of mailen met Elma voor een afspraak die ik terugvind in mijn agenda. Dit zijn maar enkele voorbeelden van vele werkzaamheden die Elma voor mij doet.

De facturen, de mails met klanten… ik zie daar niets meer van. Dat geeft mij een heerlijke rust. Want ik weet dat als er iets belangrijks is, Elma mij daarbij betrekt. Ik vertrouw Elma blindelings. Na 10 jaar weet je wat je aan elkaar hebt.

En mocht je misschien iets anders denken, we zijn als team gewoon gelijkwaardig. Wat mij betreft is dat de optimale samenwerking tussen ondernemer en assistent; ieder zijn/haar eigen rol en eigen verantwoordelijkheden, maar samen zijn we één.

Dank je wel, Elma!

Daarom: dank je, Elma. Voor je tomeloze inzet. Je enorme betrokkenheid. Je steun in lastige tijden. Dat je zaken overneemt als het mij teveel is. Dat je mij bijstaat als het nodig is (zelfs als ik dat zelf nog niet doorhad). Dat je streng bent als het moet. Dat je mij steunt zodat ik kan doen wat ik leuk vind. We zijn een echt en hecht team!

Enne… die fles bubbels gaan we snel samen opentrekken. Samen klinken op onze samenwerking. Op naar ons volgende lustrum! 😊

dit artikel is eerder gepubliceerd:

bericht op LinkedIn Sander Vrugt van Keulen – CoachSander

bericht op LinkedIn Elma Harmans