Al bijna 20 jaar heb ik thuis een werkkamer met bureau en beeldscherm. Als zelfstandig ondernemer is dit gewoon gemakkelijk. Om het thuiswerken zo efficiënt en makkelijk mogelijk te maken, deel ik graag mijn ervaringen in 11 tips die makkelijk toepasbaar zijn.
Ondertussen ben jij waarschijnlijk een van de vele mensen in Nederland die thuis werkt. En ja, de koffie (of thee) is thuis vele malen beter. Maar je hebt nu ook ervaren dat er zaken zijn die het thuiswerken een stuk minder efficiënt maken dan op kantoor, zoals afleiding, gebrek aan structuur, geen vaste werkplek of (te) weinig aanspraak. Hoe maak je dat nou makkelijker?
efficiënt thuiswerken: wat voor mij werkt
Voor mij werkt het wanneer ik aan de slag ga als het mij uitkomt; als ik zin heb of ineens bedenk hoe ik iets kan oplossen, aanpakken of insteken. Eigenlijk is mijn ‘thuis routine’ daarmee niet veel anders dan B.C. (Before Corona)… ik ben alleen méér thuis.
Iedereen is verschillend. Daarom: wat voor mij werkt, werkt misschien niet voor jou. En andersom. Het is heel persoonlijk. Zo werkt de ene persoon graag met heel veel spullen om zich heen, terwijl de ander het liefst heeft dat alles opgeruimd en netjes weggeborgen is. Er is geen manier die voor iedereen het beste is. Gelukkig maar.
tip 1: begin
Douchen, ontbijten, lekker zittende kleding aantrekken, pot thee klaarzetten, eerst nog even opruimen. Of begin meteen in je pyjama met een kop koffie in de hand. Hoe je je dag ook begint, zorg dat je er klaar voor bent om aan de slag te gaan en begin daadwerkelijk. Uitstelgedrag is een van de valkuilen van thuiswerken.
Oh ja; hoe je uitstelgedrag voorkomt? Hak de taak die je moet doen in verschillende kleine taakjes. En begin gewoon aan één zo’n taakje. Geef jezelf een ‘beloning’ als je zo’n taakje gedaan hebt: een kop koffie, even op Facebook kijken of lekker de tuin in lopen.
tip 2: zorg voor een goede werkplek
Een goede werkplek zorgt voor rust, duidelijkheid en structuur; of dat nou een eigen kantoorruimte is of aan de keukentafel of in de woonkamer. Die plek heeft minimaal een goede stoel en voldoende licht en zorgt voor zo min mogelijk afleiding (wat afleiding is, verschilt per persoon). Zorg dat je zo ongestoord mogelijk geconcentreerd kunt doorwerken.
Uit studies blijkt dat zo’n 30 minuten achter elkaar ongestoord werken de hoogste concentratie en optimaal resultaat levert; een veel beter resultaat dan wanneer je drie keer 10 minuten aan een ‘taakje’ werkt.
tip 3: eet en drink voldoende
Gezond eten en drinken zorgt voor energie, waardoor je beter kunt werken. Drink en eet voldoende, maar neem ook duidelijk de tijd voor ontbijt, lunch en avondeten. Een dergelijke goede pauze maakt dat je daarna een stuk efficiënter en effectiever werkt.
tip 4: plan je werk en pauzes in
Stel vast wanneer jij het effectiefst werkt. Maak een schema of indeling. Deel dat met anderen (zoals huisgenoten), zodat ze weten wanneer je wel en niet gestoord kunt worden. Vergeet ook niet om pauzes in te plannen. En houd je aan je werkschema.
En vergeet niet… STOP ook op tijd. Op een gegeven moment is het ook genoeg en is het tijd voor rust. Alleen maar en voortdurend doorwerken is niet effectief. Dus heb je behoefte aan een pauze of om te stoppen omdat de energie er gewoon niet meer is? Met thuiswerken kun je daar ook gewoon een keer aan toegeven. En, mits met mate, het gaat je écht wat opleveren.
tip 5: beweeg
Van bewegen blijf je actief. Je kunt natuurlijk tijdens een pauze een wandelingetje maken. Al is het maar in je eigen tuin. Maar ook achter je bureau kun je bewegen door rek- en strekoefeningen te doen. Of ga op zo’n speciaal beweeglijk krukje of bal zitten.
tip 6: zorg voor aanspraak
Even naar een collega lopen voor een ‘praatje pot’ of gewoon even ‘slap ouweh**ren’… dat gaat niet meer. Maar we hebben er wel behoefte aan.
Plan daarom eens in de paar dagen een digitale vergadering met beeldbellen in met alle collega’s van je afdeling of team. Noem de meeting bijvoorbeeld ‘coffeecorner’. Gewoon even samen praten over ‘niet-werk’, hoe het gaat, hoe het is om te werken met kinderen in huis, hoe het is om al dagen of weken thuis te zijn. Iedereen kan dan even zijn/haar verhaal kwijt.
Zo samen praten en luisteren zonder agenda levert altijd goede informatie op. Je snapt ineens waarom die ene collega niet snel reageert op zijn mail of waar die andere collega een prachtige oplossing heeft bedacht die jij ook kunt gebruiken.
tip 7: stop op tijd
Net als met beginnen en pauzes nemen, geef je zelf heel duidelijk aan wanneer je genoeg hebt gewerkt. Voor de één betekent dat een werkdag van negen tot vijf, voor de ander is het doorwerken tot een uur voor het slapen gaan. Maar geef het aan. Gebruik desnoods een kookwekker.
tip 8: laat huisgenoten weten dat je aan het werk bent
Als je thuis aan het werk bent, kan het zijn dat huisgenoten het niet in de gaten hebben. En je dus storen met een vraag. Of al telefonerend de kamer binnen lopen terwijl jij net aan het skypen bent met een klant. Zeker als je geen echte werkplek hebt, maar bijvoorbeeld aan de keukentafel zit, is het je huisgenoten niet altijd duidelijk dat jij op dat moment werkt.
Zorg dus voor een signaal of teken dat je met elkaar afspreekt. Dat je aan het werk bent als: de lamp in de hal aan is, de deur dicht is, de vaas met bloemen aan de andere kant van de tafel staat, je laptop open is. Als het maar met elkaar is afgesproken en duidelijk is.
tip 9: ruim je mailbox op
Ken je dat? Dat je je mailbox opent en er een hele rits (onbeantwoorde) mails staat? Was die lijst maar korter en overzichtelijker. Maak mapjes aan om je e-mail in op te slaan. Zet alle afgehandelde mail direct in het bijbehorende mapje. Laat alleen mailtjes die je nog moet beantwoorden in je inbox staan. Gooi mailtjes waar je niks mee moet gelijk weg. Heb je een ander systeem? Prima. Zolang het voor jou maar overzichtelijk is.
tip 10: lees berichten op vaste momenten
Je kunt de hele dag door kijken of je nieuwe berichten op social media of in je mailbox hebt en die direct aandacht geven. Een andere mogelijkheid is om op vaste momenten van de dag de berichten te controleren. Begin bijvoorbeeld ’s morgens met openstaande berichten lezen en beantwoorden en doe datzelfde na de lunch en aan het einde van de dag nog een keer.
tip 11: plan niks in
Plan eens een dag of dagdeel in waarop je van jezelf helemaal niets hoeft te doen. Geen to-do-lijst, geen klanten bellen, geen opdrachten uitwerken. Gewoon helemaal niks. Want het thuiswerken is best wel intensief. Zeker in deze vreemde tijden, waarin alle patronen en manieren van werken opnieuw (moeten) worden uitgevonden.
Maar ook: als je jezelf toestemming gegeven hebt om ‘niets’ te doen, en je computer of thuiswerkspullen wel ingeschakeld en bij de hand houdt, kan het zijn dat je ongemerkt toch even iets uitwerkt of afmaakt. Je zult verbaasd zijn over wat je aan het einde van de dag dan toch nog allemaal voor elkaar hebt gekregen!
efficiënt thuiswerken: wat werkt voor jou?
Twee weken geleden ben ik gevraagd voor verschillende interviews bij Omroep Brabant, EditieNL en BNNVARA over thuiswerken. Het (korte) interview bij Omroep Brabant kun je hier bekijken, dan zie je mij zitten achter mijn bureau thuis. In de video geef ik nog 5 aanvullende tips om prettig thuis te werken.
[arve url=”https://omroepbrabant.bbvms.com/p/embed-responsive/c/3674395.html?inheritDimensions=true” align=”center” title=”Thuiswerken heeft veel voordelen – CoachSander op OmroepBrabant” description=”Thuiswerken heeft veel voordelen – CoachSander op OmroepBrabant” /](de titel van het artikel is niet helemaal correct… 😉 )
Hopelijk heb je wat aan bovenstaande tips. Misschien heb je zelf nog wel andere tips die jou helpen om efficiënt thuis te werken. Ik hoor ze graag!
Heb je moeite met thuiswerken? Of heb je vragen over de praktische toepassing van de tips in dit artikel? Of wil je weten hoe je in jouw persoonlijke thuissituatie beter of makkelijker veel werk verzet? Laat een reactie achter onder dit artikel of neem contact met me op. Dan geef ik antwoord op je vraag.
(dit artikel is een eerdere publicatie die herschreven is naar de huidige actualiteit van maart 2020)
Reacties