Wat succesvolle mensen doen, daar valt altijd wat van te leren. Ze zijn tenslotte niet ‘zomaar’ succesvol geworden. Daarom een verzameling van wat bekende ondernemers doen (of laten) om snel en succesvol te vergaderen.

Elon Musk, CEO Tesla Motors

Elon Musk stuurde een e-mail aan zijn medewerkers om de productie van Tesla Model 3 te stroomlijnen. Daarin gaf hij een tip.

TIP 1 Elon Musk: loop weg uit de vergadering

“Loop weg uit een vergadering of beëindig een telefoongesprek zodra duidelijk is dat je geen waarde meer kunt toevoegen. Het is niet onbeleefd om weg te gaan [uit een vergadering], het is juist onbeleefd om iemand te laten blijven en zijn/haar tijd te verdoen.”

Eigenlijk ‘verlaten’ veel mensen al een vergadering: ze kijken op hun telefoon of laptop. Als er een vraag gesteld wordt, moet die herhaald worden omdat ze niet luisteren. Is het dan niet eigenlijk veel efficiënter en beter om gewoon maar de zaal te verlaten?

Jeff Bezos, CEO Amazon

Efficiënt vergaderen staat bij Jeff Bezos centraal. En om die efficiëntie te bevorderen, past hij consequent een aantal regels toe.

TIP 2 Jeff Bezos: ‘two-pizza rule’

Jeff Bezos houdt niet van vergaderingen met grote groepen¹; hij vindt ze niet efficiënt. Daarom heeft hij de ‘twee pizza’s’ regel: hij gaat niet naar een vergadering waar twee pizza’s niet genoeg zijn om iedereen te eten te geven.

Als de vergadergroep te groot is, kan niet iedereen aan het woord zijn. Een groot deel van de groep luistert dan alleen maar. Je kunt je afvragen of en wanneer dat nu écht bijdraagt aan het succes van de vergadering.

TIP 3 Jeff Bezos: high-IQ meeting in de ochtend

In een interview met David Rubenstein zei Bezos volgende:

“Ik heb mijn high-IQ vergaderingen vóór de lunch. Alles wat echt mentaal uitdagend is, dat is een ‘10.00 uur vergadering’. Tegen vijf uur ‘s middags denk ik: hier kan ik nu niet meer over nadenken, laten we het er morgen om 10.00 uur over hebben.”

Jeff Bezos houdt er ook van om minimaal 8 uur te slapen. Dan ben je ‘s morgens natuurlijk fitter dan ‘s middags. En hoe fitter je bent, hoe makkelijker het is om over moeilijke dingen na te denken.

Mark Zuckerberg, CEO Facebook

Mark Zuckerberg heeft twee tips die hij voor/in elke vergadering gebruikt, zo blijkt uit diverse interviews met medewerkers van hem. Beide tips zijn even simpel als belangrijk. Ze worden dan ook door veel vergaderexperts onderschreven.

TIP 4 Mark Zuckerberg: informatie vooraf toezenden

Mark Zuckerberg vindt dat informatie, vragen en materiaal voor de vergadering altijd vóór de vergadering moeten worden toegezonden aan alle deelnemers. Die kunnen zich dan vast voorbereiden/inlezen.

Door de informatie op voorhand met elkaar te delen, weten de deelnemers van de vergadering waar ze voor komen. Zo gaat het tijdens de vergadering niet meer over het uitleggen van de informatie en kan er inhoudelijk over gesproken worden.

TIP 5 Mark Zuckerberg: beslissing of discussie?

Ook vraagt Mark Zuckerberg aan het begin van elke vergadering: “Zijn we hier om een beslissing te nemen of om met elkaar te discussiëren over het onderwerp?”

Door het doel van de bijeenkomst vooraf te benoemen, is voor iedereen duidelijk wat je samen in de vergadering te doen hebt.

Steve Jobs, voormalig CEO Apple

In de biografie van Steve Jobs ‘Think Different’ haalt de schrijver uitspraken aan van de Apple-oprichter en voormalig directeur van het miljardenbedrijf. Onder andere deze tip voor vergaderingen komt ter sprake.

TIP 6 Steve Jobs: geen Powerpoint

Een van de dingen die Steve Jobs deed toen hij weer in de Apple-organisatie terugkwam, was het verbannen van Powerpoint presentaties. “Ik haat de manier waarop mensen Powerpoint gebruiken in plaats van te denken. Mensen die weten waar ze over praten, hebben geen Powerpoint nodig.”

Steve Jobs gebruikte in vergaderingen zelf het liefst een whiteboard om op te schrijven. Hij vond dat een veel creatievere manier om iets over te brengen dan een vooraf bedachte en statische Powerpoint.

Deze wijze van presenteren zorgt voor veel meer interactie tussen de spreker en de andere deelnemers aan de vergadering. Met deze manier van direct inspelen op de vragen en antwoorden van de groep wordt het eindresultaat vaak ook veel beter.

efficiënt vergaderen

Goed vergaderen is een zeer effectief middel om samen snel tot verbeteringen en oplossingen te komen. In de praktijk loopt het vaak echter net even iets anders…

Vergaderingen voelen soms aan als verplicht nummer; als vergaderen om het vergaderen. En dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn. Je vergadert met elkaar om een doel te bereiken, of in elk geval dichter bij een doel te komen.

Efficiënt vergaderen is daarom essentieel. Bovenstaande tips kunnen helpen om vergaderingen succesvol te maken. Bekijk ook eens deze tips voor efficiënt vergaderen.

Heb je nog vragen? Of kun je hulp gebruiken om je vergaderingen efficiënter te maken, maar dan toegespitst op de kennis en kwaliteiten van de groep? Neem contact op en we gaan samen een succesvol gesprek aan.

¹ ‘vergaderen’ met een grote groep is wat anders dan LSI; bij vergaderen zijn de deelnemers inactief, bij LSI zijn alle deelnemers actief en hebben eigen individuele verantwoordelijkheid voor het resultaat.Meer weten over effectieve groepsresultaten? Bekijk hier een video van een LSI-bijeenkomst.

Artikel gebaseerd (met andere referentie links) op:
http://www.bbc.com/news/world-us-canada-43821509