Feedback geven heeft een negatief imago gekregen. Het is lastig en kost veel tijd. Toch is het heel waardevol voor anderen. Als je de feedback op de juiste manier brengt tenminste. Hieronder 9 tips.

1. geef vaak feedback

Oefening baart kunst. Het begon ooit met leren lopen: als je niet veel geoefend had, was je nu nog aan het kruipen. Probeer daarom, eerst met kleine stapjes, zo vaak mogelijk feedback te geven. Begin met een klein compliment en bouw het steeds verder uit. Je hebt meteen resultaat, gegarandeerd!

2. begin met positieve feedback

Begin je feedback met positief nieuws. Niet alleen omdat de ander je eventuele negatieve feedback dan beter accepteert. Ook omdat de ander die feedback dan in een totaal andere, juiste context plaatst. Dus: richt je niet op fouten of op wat verkeerd gaat. Iedereen doet elke dag goede dingen. Benoem die, spreek het uit! Complimenten krijgen geeft zekerheid en voorkomt faalangst.

Waardering uitspreken voor een ander is altijd mogelijk. We zijn het in Nederland alleen niet zo gewend om te doen. Maar het is altijd leuk om iets positiefs te horen over wat je doet. Toch?

3. wees voorzichtig met negatieve feedback

We zijn geneigd om negatieve dingen langer te onthouden, doordat we er vaker en intensiever mee bezig zijn. Daarom reageren we ook veel heftiger op negatieve feedback. Een uitgebreid compliment heeft dezelfde mate van effect op onze emotie als één korte negatieve opmerking. Houd daar rekening mee.

Zorg bijvoorbeeld dat je jouw emotie buiten beschouwing laat. Houd het, voor jouw gevoel, luchtig. En als je er emoties bij voelt, bespreek dan de emoties die je bij jezelf waarneemt. De kans is dan groot dat de ander zijn/haar verantwoordelijkheid nog duidelijker voelt en dus de kans op herhaling van de fout kleiner is.

4. geef feedback met een doel

Feedback geven doe je niet zomaar. Je laat aan de ander weten dat hij/zij goed werkt of dat er verbetering mogelijk is. Wil je verbetering, houd er dan rekening mee dat faalangst, negativiteit, drukte of frustratie tegengestelde effecten op je doel hebben; de ander gaat dan juist minder presteren.

Feedback geven om het feedback geven heeft geen nut. Dus doe het niet als het niet nodig is. Is het gesprek al lang van tevoren gepland en is er nu eigenlijk geen feedback meer te geven? Geef dit dan meteen aan en heb gewoon een gezellig gesprek. Annuleer het gesprek niet! Al is het maar omdat daarmee voortaan niet álle gesprekken een feedbackgesprek zijn. Het geeft ook ontspanning bij een daadwerkelijk feedbackgesprek.

5. haal geen oude koeien uit de sloot

Feedback werkt alleen in het ‘nu’. Dus geef feedback direct (of vrijwel direct) op het moment dat het issue speelt. Als je het gaat hebben over wat er enige weken of maanden geleden gebeurd is, dan is de kans groot dat de ander al lang vergeten is waar jij het over hebt. En dan mist feedback zijn doel. Als je tip 1 toepast (geef vaak feedback), dan heb je deze tip niet meer nodig.

6. betrek geen anderen bij het feedbackgesprek

Je gedraagt je anders als er mensen bij staan die er niets mee te maken hebben. Het voelt dan alsof er toeschouwers zijn. Jij en degene die je feedback wilt geven, gaan je gedragen als een soort ‘toneelspelers’. Jullie doen je beter voor dan je bent of misschien val je de ander wel aan.

Zorg dat bij het geven van feedback bij voorkeur niet meer dan twee personen aanwezig zijn. Of in ieder geval alleen de personen die er zeer direct mee te maken hebben.

7. houd je feedback kort en zakelijk

Lange verhalen leiden tot verwarring en, vooral ook, spanning. Je zit niet voor niets bij elkaar en degene die jij feedback wilt geven vindt het waarschijnlijk al spannend genoeg. Zorg dat de sfeer optimaal is en kom daarna zo snel mogelijk tot de kern.

Kort en zakelijk is effectief, maar vergeet tip 9 niet (wees positief).

8. nodig de ander uit voor een oplossing of verandering

Bespreek het issue waar je feedback over geeft en vraag of de ander een oplossing heeft. En accepteer dat altijd als een goede oplossing. Het kan zijn dat de aangedragen oplossing volgens jou niet helemaal tot verandering gaat leiden. Keur dan niet de oplossing af, maar vraag (zonder oordeel): “En gaat [oplossing] ervoor zorgen dat [probleem] in de toekomst helemaal opgelost wordt?” Vervolgens vraag je: “Wat is er volgens jou nodig om [oplossing] aan te passen zodat [probleem] eerder opgelost wordt?”

9. wees positief in houding en woorden

Zorg dat je in alles positief bent. Klinkt lastig als je iets moet zeggen wat niet leuk is voor de ander. Toch kun je alles omdraaien in iets positiefs; een glas is half leeg én het is ook half vol.

Kijk niet boos, maar zorg dat je er ontspannen en geïnteresseerd bij zit. Ga bijvoorbeeld naast de ander zitten in plaats van tegenover aan tafel.

Vind jij het zelf een spannend gesprek? Je kunt dat gerust eerlijk zeggen. De ander zal dat als positief ervaren, want ook hij/zij vindt het waarschijnlijk spannend.

Zorg er in het gesprek voor dat de situatie zodanig is dat je aan verbetering kunt werken. Met andere woorden: je kunt alleen verbetering verlangen als de omstandigheden dat toestaan.

tot slot

Vraag jezelf eens af hoe jij feedback het liefst ontvangt. In de situatie die je wilt bespreken met de feedback: wat zou jij wel of juist niet prettig vinden? Vanuit die gedachte is het misschien wel het eenvoudigst om zelf goede feedback te geven.

Maar… begin altijd eerst met een compliment, want die delen we al veel te weinig uit!

BONUS TIP

In een feedbackgesprek… vraag ook eens aan de ander om feedback aan jou te geven. Over wat jij doet (of niet doet), over hoe de samenwerking gaat, of misschien wel feedback over hoe het gesprek op dat moment gaat.

Als je open staat om feedback te ontvangen, dan kun je ook veel beter feedback geven.