Samenwerken vraagt inspanning van alle deelnemers. Ook als je denkt dat er genoeg overeenkomsten zijn, gaat het niet vanzelf. 5 tips om meteen toe te passen.

Allemaal dezelfde interesse hebben (lid van de voetbalvereniging), dezelfde betrokkenheid (als afdeling verantwoordelijk zijn voor ieders eindejaarsbonus) of dezelfde achtergrond (titel/opleiding/werkervaring) is niet voldoende om samen te kunnen werken.

samenwerken gaat niet vanzelf

‘k Hoor je denken “Nee, natuurlijk niet!” Maar hoe vaak ben jij deelnemer geworden in een groep zonder dat er ook maar een klein beetje aandacht geweest is voor de doelen, de leden of de reden waarom je samen bent? Vaak is het ‘laten we maar meteen beginnen’ met direct daar achteraan de simpele reden waarom: ‘er is al veel tijd verloren gegaan’ / ‘we hebben niet veel tijd’ / ‘iedereen kent elkaar’ / ‘het is duidelijk wat we moeten doen’ / ‘het is hetzelfde als de vorige keer’, etc.

Misschien is het voor jou (of anderen van jouw groep) wel vanzelfsprekend, maar wellicht helpt het om deze 5 tips eens door te lezen.

TIP 1: waarom ben je lid van de groep?

Zorg dat bij de allereerste bijeenkomst van de groep iedereen met elkaar deelt wat zijn/haar reden is om deel te nemen aan de groep. Soms is het voldoende duidelijk als je vertelt over je rol in de rest van de organisatie, of je expertise/achtergronden. Maar ook je persoonlijke motivatie is belangrijk.

waarom: Vanaf dat moment kun je elke mening/argumentatie van de ander veel beter begrijpen zonder dat er veel over gezegd hoeft te worden. De gesprekken van de groep zijn dan sneller en concreter.

TIP 2: wat is je persoonlijke doel?

Laat ieder lid van de groep uitspreken wat zijn/haar persoonlijke doel is binnen de groep. Wanneer ben jij als persoon tevreden met wat er bereikt moet worden? Waarschijnlijk heeft de groep een opdracht gekregen; maar het persoonlijke doel kan daar (deels) van afwijken.

Probeer er geen discussie van te maken of iemand te overtuigen. Dit is de start van de groep en iedereen heeft waarschijnlijk een net iets ander doel. Ga pas met elkaar in gesprek over de doelen van de groep als iedereen zijn/haar persoonlijke doel kenbaar heeft gemaakt.

waarom: Het bij de start helder hebben van de verschillen en overeenkomsten van alle leden zorgt dat het makkelijker wordt om, in de volgende stap, het groepsdoel helder te krijgen. Bovendien zul je merken dat je sommigen niet meer hoeft te overtuigen omdat je dacht dat ze het anders zagen en juist met anderen in gesprek moet omdat zij een totaal ander beeld hebben dan jij. Beter dit in dit stadium te bespreken dan halverwege de inhoudelijke gesprekken er achter komen dat jullie doelen zeer verschillen.

TIP 3: wat is het doel van de gehele groep?

Meestal heeft een groep een opdracht, maar de interpretatie van die opdracht in combinatie met de persoonlijke doelen… dát maakt het daadwerkelijke doel van de groep.

Blijkt uit de eerste 2 tips in deze opsomming dat de verschillen groot zijn? Dan is het tijd om in deze fase van de samenwerking veel tijd te besteden aan elkaars ideeën hoe de opdracht uit te voeren en de beelden die iedereen daarbij heeft. Hoe meer tijd je hieraan besteedt hoe makkelijker het verderop in het proces gaat worden. Kom je er echt niet samen uit? Vraag hulp van buitenaf, liefst iemand die helemaal geen belang heeft bij de opdracht van de groep. Bijvoorbeeld een externe coach of deskundige.

Blijkt uit de eerste paar tips dat de verschillen juist heel klein zijn? Kijk of je met kleine aanpassingen een groepsdoel kunt benoemen waar iedereen achter staat.

waarom: In dit stadium lijkt het al snel op ‘luchtfietserij’ of ‘algemeen gepraat’, maar het heeft wel degelijk een doel. Als je het doel van de groep niet helder hebt, zal iedereen streven naar zijn/haar eigen persoonlijke doel; en elkaar uiteindelijk gaan tegenwerken in plaats van samenwerken. Ook hier geldt: dit gaat later in het proces heel erg veel tijd en vooral misverstanden voorkomen.

TIP 4: het proces

Na de eerste 3 tips ben je klaar om de gezamenlijke opdracht uit te voeren. Maar bespreek met elkaar wel HOE je dat gaat doen. Dus: maak onderscheid tussen de inhoud en het proces (van het komen tot een uiteindelijk besluit).

Soms is het makkelijk om het gehele proces van begin tot einde met elkaar vast te stellen; gewoon omdat het eenvoudig is of omdat iedereen dat prettiger vindt. Maar in andere samenwerkingen weet je alleen de eerste 3 tips in dit artikel en kun je de rest van het proces of de vervolgstappen gewoon nog niet overzien. Maar bespreek dan wel samen die eerste 3 tips en zorg dat iedereen het daarover eens is.

waarom: Als je met elkaar niet bespreekt hoe je het gaat aanpakken, dan gaat iedereen aan de slag in de veronderstelling dat de anderen begrijpen waar hij/zij mee bezig is en het op exact dezelfde manier aan het doen zijn. Logisch toch? Helaas… de anderen denken niet zoals jij. Ook hier kun je snelheid behalen om het met elkaar te bespreken en helder te maken. Zo globaal of gedetailleerd als bij jullie past.

TIP 5: ontspanning = meer resultaat

Uiteraard heb je samen een taak te vervullen. En daar moet je samen veel tijd aan besteden! Maar als je elkaar alleen maar spreekt of ziet als je samen de opdracht aan het uitvoeren bent, dan zul je op termijn zonder passie en zonder onderlinge verbinding samenwerken. En wij mensen zijn nou eenmaal sociale dieren.

Dus ga samen een keer uit eten na een lange dag samenwerken. Zorg voor een duidelijke (en niet te korte) en gezamenlijke pauze op een andere plaats dan waar je aan het werk bent. Doe aan carpoolen. Of organiseer een teamuitje.

waarom: Hoe beter je elkaar op allerlei vlakken kent, hoe makkelijker het is om samen te werken. Dus ja, het is belangrijk te weten of de ander kinderen heeft, wat voor hobby’s, welke eigenaardigheden, geschiedenis, etc. Dat maakt die ander een mens, dat maakt jou een mens. En je gaat makkelijker samenwerken. Echt waar.

BONUSTIP: doe dit niet alleen bij de start van de groep…

Pas deze tips altijd toe bij de start van een groep. Maar doe het ook als de groep van samenstelling verandert. De dynamiek van de groep kan drastisch wijzigen.

Ook is het verstandig om deze 5 tips nog een keer te herhalen als de groep al enige tijd samen zit. Bijvoorbeeld halverwege een tijdsgebonden opdracht; je hebt samen een opdracht van een half jaar, herhaal deze tips na 3 maanden. Of bijvoorbeeld als je een langdurige samenwerking aangaat, herhaal het dan minimaal elk jaar.

Als je al deze tips toe gaat passen, dan zal het lijken alsof het samenwerken vanzelf gaat.

kom je er niet uit als groep?

Vraag dan hulp van buitenaf. Het liefste iemand zonder belang bij het resultaat van de groep. Van hem/haar wordt het gemakkelijker geaccepteerd als hij/zij ingrijpt in een gesprek; omdat iedereen weet dat het doel van die persoon is om de groep als geheel te helpen.